Hoe staat jouw bedrijf er voor als het gaat om diversiteit en inclusie (D&I)? Welke personeelsgegevens mag je wel en welke niet vastleggen? Op welke manier kan je als werkgever de impact van diversiteitsbeleid meten? In dit artikel richt 010 Inclusief zich op het meten en monitoren van personeelsgegevens (onder welke voorwaarden is registreren en monitoren mogelijk) en biedt het praktische tools voor de implementatie.
Waarom registreren van personeelsgegevens[1]?
Het werken aan D&I begint vaak met het in kaart brengen van de samenstelling van het personeelsbestand, de zogenoemde nulmeting. Door de verschillende diversiteitsdimensies – arbeidsvermogen, cultureel-etnische achtergrond, gender, leeftijd, seksuele oriëntatie – in kaart te brengen en deze af te zetten tegen de beroepsbevolking in jouw regio krijg je inzicht in hoeverre jouw personeelsbestand een afspiegeling is van de samenleving. Je eigen cijfers over specifiek de cultureel-etnische diversiteit binnen je bedrijf kun je ook zetten naast die van bijvoorbeeld de sector en de regio. Hiervoor is het dashboard van de Barometer Culturele Diversiteit een handig instrument. Door de cijfers naast elkaar te leggen krijg je beter zicht op waar jouw bedrijf/organisatie staat ten opzichte van andere bedrijven daar waar het gaat om de etnisch-culturele diversiteit binnen het personeelsbestand.
Wanneer je concludeert dat er bepaalde groepen ondervertegenwoordigd zijn, kunnen streefcijfers[2] worden vastgesteld. Koppel je deze aan bepaalde bedrijfsonderdelen zoals salarisschaal of aantal dienstjaren, dan wordt duidelijk waar actie nodig is. Deze acties kunnen dan weer worden opgenomen in een plan van aanpak. De resultaten kunnen periodiek worden gemonitord en geëvalueerd om te zien hoe de ontwikkelingen zijn en of er zo nodig moet worden bijgesteld. Een compacte aanpak die kan helpen bij het meten van D&I is de handreiking van de Nederlandse InclusiviteitsMonitor.
Hoe meet je diversiteit? Wat mag je meten?
Veel bedrijven en organisaties zijn huiverig als het gaat om het registreren van persoonsgegevens vanwege de privacywetgeving. Toch laat de wet veel toe. Het registreren van de dimensies leeftijd en gender leveren vaak geen problemen op. Deze vallen binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)[3] onder reguliere persoonsgegevens. Voor het vastleggen van reguliere persoonsgegevens voor diversiteitsbeleid zijn twee grondslagen geldig. De ene is het gerechtvaardigd belang, waarbij gegevensverwerking noodzakelijk moet zijn voor de werkgever. De andere grondslag is de uitdrukkelijke toestemming, waarbij de werknemer zijn of haar uitdrukkelijke schriftelijke toestemming verleent voor het registreren van persoonsgegevens.
Etniciteit, arbeidsvermogen en seksuele oriëntatie
Bijzondere persoonsgegevens zoals etniciteit, gezondheid (van belang vanwege het arbeidsvermogen van medewerkers) en seksuele oriëntatie krijgen binnen de AVG extra bescherming. De wetgever staat de verwerking van deze gegevens toe onder de voorwaarde dat een werknemer uitdrukkelijke toestemming verleent. Om bijvoorbeeld een beeld te kunnen krijgen van de seksuele oriëntatie van werknemers, kan een werkgever vrijwillige zelfregistratie hanteren, wat weer kan worden opgenomen in het Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)[4]. Het registreren van seksuele oriëntatie gebeurt in de praktijk echter weinig.
Verder heeft de wetgever speciale regelingen ingesteld voor gegevens omtrent etniciteit en arbeidsvermogen:
- Verwerken van gegevens omtrent etniciteit (migratieachtergrond) is bij uitzondering toegestaan wanneer het doel is om een voorkeursbeleid te voeren ten aanzien van etnische minderheidsgroepen.[5]
- In het geval van arbeidsvermogen mag de werkgever een sollicitant vragen of deze in het doelgroepenregister[6] van het UWV is opgenomen. Vragen of iemand een arbeidsbeperking heeft is niet toegestaan.
Praktische tips[7]:
- Gebruik medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) om gegevens te verzamelen.
- Maak de werknemer altijd duidelijk dat registratie vrijwillig is en dat hij/zij de keuze heeft om registratie te weigeren.
- Licht duidelijk toe welk doel de verwerking van de persoonsgegevens heeft: het verwerken op zich is geen doel, maar doel is om het beleid te verbeteren.
- Hanteer voor het opvragen van de persoonsgegevens een overzicht van herkomstlanden (van ouders of/en grootouders). Maak een soortgelijk overzicht voor arbeidsvermogen en seksuele oriëntatie.
Lees meer over het meten van diversiteit in de Handreiking Monitoring – Verwerking van persoonsgegevens voor diversiteitsbeleid
Hoe meet je inclusie?
Het uiteindelijke doel van je diversiteitsbeleid is een bedrijfscultuur waar iedereen zich thuis, veilig en gewaardeerd voelt. Oftewel: inclusie. Door ook inclusie periodiek te monitoren, krijg je zicht op de beleidsresultaten. Belangrijke instrumenten hierbij zijn:
- Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Dit meet wat medewerkers van de werkomgeving, aansturing en samenwerking vinden. Hierin kun je expliciete vragen over D&I opnemen die zich toespitsen op de vijf diversiteitsdimensies. Op die manier krijg je duidelijk welke processen inclusie in de weg staan. Van daaruit kun je concrete acties ondernemen. Voorbeelden van goede MTO’s zijn: Great Place to Work[8] en Effectory[9].
- Een kleine groep medewerkers die in een veilige omgeving de uitkomsten van het MTO, het beleid en ervaringen rond D&I bespreken.
- Deze spitsen zich toe op een gemeenschappelijk kenmerk, zoals bijvoorbeeld een diversiteitsdimensie, en brengen werknemers rond dat kenmerk samen. Ze fungeren als het ware als een thermometer van inclusie. Als werkgever is het goed om deze netwerken periodiek te raadplegen.
- Medewerkers kunnen een beroep doen op een vertrouwenspersoon wanneer zij zich anders behandeld of gediscrimineerd voelen. Een vertrouwenspersoon kan jaarlijks rapporteren over de verkregen inzichten, wat een idee geeft over de ervaren inclusie.
- Wanneer een werknemer de organisatie verlaat, kun je inzicht krijgen in knelpunten omtrent inclusie door gericht te vragen naar bijvoorbeeld uitsluitingsmechanismen, stijl van leidinggeven, werk-privébalans en cultuurverschillen.
- HR-Analytics. Dit is een methode om de kosten en baten van het HR-beleid inzichtelijk te maken en te zien wat het bijdraagt aan de organisatiestrategie. Ook hierbij is het van belang dat data worden verzameld zodat deze aan andere bedrijfsdata gekoppeld kunnen worden.
Ook interessant
In een eerder artikel (augustus 2021) ging 010 Inclusief in op de vraag ‘Hoe vind je divers personeel?’
[1] Persoonsgegevens (bijvoorbeeld leeftijd, geslacht) die gebruikt worden voor personeelszaken.
[2] Voor een praktische handreiking en voorbeelden zie: ‘Maak diversiteits- en inclusiebeleid SMART; Doelstellingen voor diversiteit en inclusie SMART formuleren, SER Diversiteit in Bedrijf, Universiteit Utrecht, Stichting NIM en Goldschmeding Foundation, september 2021.
[3] Meer informatie zie: Europese verordening AVG
[4] Charterdocument SER Diversiteit in Bedrijf, Meten is Weten – Zicht op effecten van diversiteits- en inclusiebeleid (2021).
[5] Zie: Artikel 25 (AVG).
[6] Meer informatie zie: Doelgroepenregister.
[7] Handreiking Monitoring – Verwerken van persoonsgegevens voor diversiteitsbeleid, SER Diversiteit in Bedrijf, maart 2021.
[8] Zie ook: https://www.greatplacetowork.nl/goedwerkgeverschap/medewerkersonderzoek/
[9] Zie ook: https://www.effectory.nl/producten/organisatie/medewerkersonderzoek/